A6 Dokumentenlenkung und Datenschutz
Die Geschäftsleitung verantwortet die erforderliche dokumentierte Information, lenkt Identifikation, Verfügbarkeit und Aufbewahrung der Dokumente und stellt die Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben sicher. Die Institution verfügt über ein Datenschutzreglement, das Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden schützt, Datenverlust und unbefugten Zugriff verhindert und Nutzungsrechte bei Lernunterlagen einhält. Die Datensicherheit wird durch organisatorische und technische Massnahmen gewährleistet.
Vorliegende Nachweise
- 03_Prozess_Kursentwicklung_V3.pdf
Das Dokument weist eine nachvollziehbare Versionsführung mit Datum, Änderungsbeschreibung und Freigabe auf, was auf eine gelenkte Dokumentation hinweist. Datenschutzaspekte und weitergehende Anforderungen der Dokumentenlenkung werden im Dokument nicht behandelt.
- 06_Managementbewertung_2024.pdfLücke: Der Termin Q2 2025 für die Einführung der zentralen Dokumentenablage ist abgelaufen; eine Umsetzung ist nicht belegt. Datenschutzreglement und Datensicherheitsmassnahmen werden nicht erwähnt.
Entscheid Nr. 1 sieht die Einführung einer zentralen Dokumentenablage vor, was auf eine erkannte Lücke in der Dokumentenlenkung hinweist. Datenschutz, Datensicherheit und ein Datenschutzreglement werden im Dokument nicht thematisiert. Der Termin Q2 2025 für die zentrale Dokumentenablage ist abgelaufen (heutiges Datum: 2026-07-30), ohne dass eine Umsetzung belegt ist.
- 07_Auditbericht_2025.pdfLücke: Massnahme 1 (Versionskennzeichnung vereinheitlichen, Termin 31.12.2025) ist abgelaufen; Umsetzungsnachweis fehlt im Dokument.
Die zentrale Dokumentenablage ist eingeführt und wird genutzt, was positiv vermerkt wird. Jedoch wurden bei zwei Dokumenten Mängel in der Versionskennzeichnung festgestellt, und die Massnahme zur Vereinheitlichung (Termin 31.12.2025) ist zum heutigen Datum (2026-07-30) längst fällig und abgelaufen – ob sie umgesetzt wurde, ist im Dokument nicht belegt.
- 08_Massnahmenplan_2025.xlsx
Massnahme 1 zur Versionskennzeichnung wurde abgeschlossen und mit einer Stichprobe von fünf Dokumenten belegt, was auf Dokumentenlenkung hinweist. Die Massnahme ist per 12.12.2025 abgeschlossen und die Frist (31.12.2025) wurde eingehalten. Ob das gesamte Dokumentenlenkungssystem den Normanforderungen genügt, lässt sich aus diesem Eintrag allein nicht abschliessend beurteilen.
- 09_Reklamationsprozess.pdf
Das Dokument ist versioniert (Version 2, freigegeben 03.02.2025) und weist eine definierte Überprüfungsfrist aus, was auf eine geregelte Dokumentenlenkung hindeutet. Datenschutzaspekte oder ein Datenschutzreglement werden im Dokument nicht thematisiert.
Vorjahr
- beobachtung
Zentrale Ablage eingeführt, Versionskennzeichnung teilweise unklar
- positiv
Zentrale Dokumentenablage konsequent umgesetzt
Hinweis: Der Auditor prüft, ob ein Datenschutzreglement vorliegt, das sich auf das Bundesgesetz zum Datenschutz stützt und konkrete Bestimmungen zum Zugang der Teilnehmenden zu ihren Daten enthält. Er schaut, ob die Richtlinien zur Informations- und Datensicherheit technische und organisatorische Massnahmen umfassen und ob Mitarbeitende tatsächlich über den sicheren Umgang mit Daten informiert sind. Ein Scheinerfüllungsindiz ist, wenn Mitarbeitende im Gespräch die Datenschutzregeln nicht kennen oder wenn Dokumente zwar vorhanden, aber offensichtlich nicht gelebt werden. Der Auditor prüft auch, ob Nutzungsrechte bei Lernunterlagen geregelt sind.
Nur Stichworte, keine ausformulierten Sätze. Daraus entsteht der Berichtsentwurf. Sie können auch diktieren — AuditFlow verdichtet das Gesprochene zu Stichworten.